¿Conservas toda la documentación que pide la Administración?

Documentación. Papeles, papeles y más papeles. Eso es el día a día de cualquier pyme u autónomo que se precie.  Facturas, justificantes, documentos bancarios y mil cosas más  que se van acumulando mes a mes. Son tantos que puede que a ti también se te haya pasado por la cabeza tirarlos. Pero ¿sabes que según la ley toda la documentación contable y fiscal debe conservarse durante un periodo concreto por si te la reclaman?

Para que nunca vengan a pedirte papeles que no tengas, aquí te dejamos un resumen de lo que debes conservar y durante cuánto tiempo:

¿Qué documentación tengo que conservar?

Pues las facturas, datos del banco, impustos presentados… En resumen, todo lo que haces para Hacienda, así como todos lo relacionado con tu actividad mercantil  (libros contables,  justificantes de la empresa, cuentas anuales, contratos, registros contables…)

¿Cuánto tiempo la tengo que guardar?

Los plazos son diferentes si hablamos de las normas mercantiles o tributarias.

  • Todo lo relacionado con tu contabilidad(normas mercantiles), debería guardarse al menos 6 años desde el momento en el que lo has presentado, según indica el Código de Comercio. Sin embargo, esta información puede serte muy útil para ti en el futuro, por lo que te recomendamos que la conserves indefinidamente.
  • Todo lo relacionado con los impuestos (normas tributarias) debe guardarse por Ley al menos 4 años desde su presentación.

Cuidado con las excepciones

Resulta que en el caso de que hayas declarado bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades (IS) Hacienda puede solcitarte todos los justificantes contables y documentales, así como la declaración del Impuesto de Sociedades del ejercicio en que se generó la base imponible negativa, hasta 10 años después de que ocurriera.  Es decir, mejor que lo conserves, por si acaso.

Ten cuidado también con las facturas de inmovilizado: En estas facturas, el plazo de prescripción de Hacienda (los cuatro años que deberías conservarlas) empieza a contar desde el ejercicio en el que se termina de amortizar el elemento inmovilizado (no desde el comienzo)

¿Qué pasa si no he guardado la documentación?

Uy… si la Administración te pide información de años anteriores que deberías hacer conservado, pero no lo has hecho, la sanción puede ascender al  2% de la cifra de tu negocio, (con un mínimo de 10.000€). Así que tú ¡guarda por si acaso!

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